Algemene voorwaarden

1. Juridische informatie

Algemene Voorwaarden

Dit zijn de Algemene Voorwaarden van de Vennootschap Onder Firma (VOF) ‘Canyon Clan’, met zetel te 8400 Oostende, Steensesdijk 226 ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer BE1004.152.314, hierna te noemen ‘Canyon Clan’.

 

1. Activiteit

Activiteit van Canyon Clan

Canyon Clan begeleidt bedrijven bij hun digitale transformatie door middel van op maat gemaakte softwareoplossingen, strategisch advies en procesautomatisering in de ruimste zin van het woord.

 

• Toepassingsgebied Algemene Voorwaarden

Toepasselijkheid Algemene Voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die Canyon Clan levert, waaronder, maar niet beperkt tot, de ontwikkeling en implementatie van softwareoplossingen, webapplicaties en mobiele applicaties, strategisch advies en procesoptimalisatie, integratie en koppeling van bestaande systemen, evenals onderhoud, ondersteuning en nazorgtrajecten.

 

Knock-out Rule

De Knock-out Rule houdt in dat bij tegenstrijdige algemene voorwaarden tussen partijen, de wederzijdse voorwaarden van kracht blijven, tenzij ze onverenigbaar zijn.

 

Aanvaarding van de Algemene Voorwaarden

Door gebruik te maken van de software of diensten van Canyon Clan aanvaardt de Klant de Algemene Voorwaarden. Eventuele eigen voorwaarden van de Klant zijn enkel van toepassing indien Canyon Clan deze voorafgaand en schriftelijk heeft aanvaard.

 

1. Totstandkoming van de diensten

Totstandkoming

De overeenkomst komt tot stand zodra de Klant overgaat tot betaling of zodra de dienstverlening van start gaat. Dit betekent dat de verplichtingen van beide partijen ingaan op het moment dat Canyon Clan de diensten activeert of wanneer de Klant de overeengekomen betaling uitvoert.

 

1. Prijzen dienstverlening

Fase gebaseerde prijszetting

De prijszetting wordt per fase bepaald en duidelijk gecommuniceerd tijdens de kennismakingspitch. Daarnaast wordt deze ook opgenomen in de Algemene Voorwaarden, zodat de Klant steeds een helder overzicht heeft van de kosten en bijhorende voorwaarden.

 

Extra diensten of bijkomende kosten

Eventuele extra diensten of bijkomende kosten worden steeds vooraf besproken, zodat er geen verrassingen ontstaan tijdens het traject. Canyon Clan hanteert een transparante aanpak, waarbij de Klant op elk moment inzicht heeft in de kostenstructuur en de bijhorende deliverables.

 

Bugfixes en support

Het oplossen van bugs en eventuele functionele of technische optimalisaties voor Canyon Clan gebeurt steeds in regie. Eventuele bijkomende aanpassingen of uitbreidingen worden vooraf besproken en gefactureerd op basis van de effectieve werkuren.

 

Verandering van omstandigheden (Imprevisieleer)

Indien onvoorziene omstandigheden de uitvoering van de overeenkomst buitensporig bezwarend maken voor een van de partijen, zullen beide partijen in overleg een billijke aanpassing nastreven. Indien geen akkoord wordt bereikt binnen een redelijke termijn, kan de meest gerede partij de rechter verzoeken de overeenkomst aan te passen of te beëindigen conform artikel 5.74 NBW.

1. Werkwijze

Werkwijze Canyon Clan

Elke fase in het traject is zorgvuldig uitgewerkt en wordt ondersteund door specifieke templates die de verwachtingen, planning en deliverables helder definiëren. Dit garandeert een efficiënte samenwerking en zorgt ervoor dat de Klant steeds beschikt over de juiste informatie op het juiste moment.

 

Geschiktheid voor samenwerking

Voorafgaand aan de samenwerking analyseert Canyon Clan of de Klant in aanmerking komt voor het gebruik van de aangeboden softwareoplossingen en digitale transformatiediensten. Deze beoordeling gebeurt op basis van de verstrekte informatie en omvat onder andere:

• De specifieke noden en doelstellingen van de Klant;
• De bestaande IT-infrastructuur en systemen die geïntegreerd moeten worden;
• De mate waarin de Klant bereid is samen te werken binnen de ontwikkelings- en implementatieprocessen;
• Eventuele bestaande software of tools die vervangen, uitgebreid of gekoppeld moeten worden;

 

Canyon Clan hanteert deze analyse om te garanderen dat de voorgestelde oplossing realistisch, haalbaar en optimaal afgestemd is op de behoeften van de Klant.

 

Aanvangsdatum samenwerking

De samenwerking tussen Canyon Clan en de Klant start op de aanvangsdatum, zoals vastgelegd in de offerte of de specifieke template. Deze datum vormt het officiële startpunt van het project en bepaalt de planning van de verschillende fasen.

 

Informatiestrekking bij de samenwerking

Indien de Klant geschikt wordt bevonden, verbindt deze zich ertoe om binnen de afgesproken termijnen toegang te verlenen tot, dan wel de nodige informatie te verschaffen over de volgende, maar niet beperkt tot:

• Bestaande gegevens en databases – Alle relevante data die noodzakelijk is voor de integratie en werking van de software.
• Servergegevens – Toegang tot de juiste infrastructuur en hostingomgevingen die betrokken zijn bij de implementatie.
• Te integreren platformen – API’s, externe systemen of softwaretoepassingen waarmee de oplossing gekoppeld moet worden.
• Gebruikersrechten en toegangsbeheer – Configuratie van autorisaties en rollen binnen de nieuwe softwareomgeving.

 

Gevolgen van laattijdige of onvolledige informatiestrekking

Blijft de benodigde informatie uit, dan kan Canyon Clan de projectplanning aanpassen en eventuele extra kosten aanrekenen. Indien de Klant zijn verplichtingen uit de Algemene Voorwaarden niet nakomt, stemt hij ermee in om alle kosten en lasten te dragen die verband houden met extra diensten die Canyon Clan moet uitvoeren om problemen als gevolg hiervan te verhelpen.

 

Samenwerkingsverantwoordelijkheden

De Klant werkt te allen tijde te goeder trouw samen met Canyon Clan om de dienstverlening optimaal te laten verlopen. Dit omvat het tijdig aanleveren van alle vereiste informatie per fase. Elke fase vereist specifieke input om de voortgang te waarborgen en een efficiënte ontwikkeling, analyse en implementatie mogelijk te maken.

 

Vertrouwelijke informatie
Canyon Clan behandelt alle gegevens en documenten die tijdens de samenwerking worden verstrekt strikt vertrouwelijk. Dit omvat alle informatie met betrekking tot hostingconfiguraties, domeinnamen, mailboxen, migraties en andere technische details. Indien gewenst kan een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst (NDA) worden opgesteld, waarin specifieke voorwaarden worden opgenomen over de bescherming van gevoelige informatie.

 

• Overleg en terugkoppelingsmoment

Overleg met de Klant

Tijdens de ontwikkeling blijft Canyon Clan in overleg met de klant om ervoor te zorgen dat de softwareoplossing voldoet aan de verwachtingen.

 

Terugkoppelingsmoment met de Klant

Dit gebeurt door middel van regelmatige terugkoppelmomenten, waarin voortgang, functionaliteiten en eventuele bijsturingen worden besproken hetzij via periodieke meetings (digitaal of fysiek), hetzij via demonstraties van tussenresultaten, feedbackrondes op prototypes of testversies.

 

• Uitvoeringsfase

Algemeen

Voor elke fase van het traject ontvangt de klant voorafgaand aan de start een specifieke template, met uitzondering van de opleveringsfase, waarbij deze achteraf wordt verstrekt. De inhoud van deze templates wordt bepaald in onderling overleg, afgestemd op de specifieke noden en verwachtingen van de klant.

 

Toelichting van de templates

Na de opmaak licht Canyon Clan de inhoud van de template toe, zodat de klant een duidelijk inzicht heeft in de structuur, deliverables en verdere stappen binnen het traject.

 

Inspiratiesessie

We starten met een inspiratiesessie, waarin we samen jouw bedrijfsprocessen analyseren en optimalisatiemogelijkheden bespreken. Dit helpt om knelpunten te identificeren en de juiste digitale strategie te bepalen.

 

Analysefase

1. Verkenningsfase (snelle analyse)

In deze fase voeren we een eerste analyse uit om een business case op te stellen. We berekenen de ROI (Return on Investment) van de mogelijke oplossing, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de toegevoegde waarde.

 

1. Diepgaande Analyse

Bij een positieve evaluatie gaan we over tot een diepgaande analyse, bestaande uit:

 

Functionele analyse

Wat moet de software precies doen? – verbeteren

 

Workshop met belanghebbenden

We betrekken interne stakeholders en experts om tot een optimale oplossing te komen.

 

Technische analyse

Hoe bouwen we de software? Hierin nemen we ook eventuele licentiekosten van derde partijen mee op.

 

UX-Analyse (User Experience)

Hoe zal de Klant interageren met de toepassing? Iets meer verduidelijken?

 

Blauwdruk

Deze analyse resulteert in een blauwdruk van de softwareoplossing, waarin alle vereisten en specificaties zijn vastgelegd. De klant mag deze blauwdruk en deliverables enkel gebruiken voor ontwikkeling door een derde partij na volledige betaling van het verschuldigde bedrag.

 

Implementatiefase

In deze fase wordt de software ontwikkeld.  Op basis van de verstrekte gegevens stelt Canyon Clan een gedetailleerd overzicht op van alle benodigde elementen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project. Dit overzicht wordt in overleg met de Klant afgestemd, zodat alle relevantie informatie tijdig beschikbaar is.

 

Testfase en oplevering

1. Interne testfase

Onze ontwikkelaars voeren uitgebreide tests uit om de kwaliteit en functionaliteit van de applicatie te waarborgen.

 

1. Testfase op locatie bij de Klant

Voor de definitieve oplevering testen we de software op locatie bij de klant en eventuele.

 

1. Kwaliteitscontrole en nazorgtraject

Kwaliteitscontrole voor oplevering

Voor de definitieve oplevering voert Canyon Clan een kwaliteitscontrole uit om te garanderen dat het project voldoet aan de overeengekomen specificaties en verwachtingen. Dit omvat zowel een technische validatie als een beoordeling van de gebruiksvriendelijkheid.

 

Testfase en feedback

Tijdens de testfase wordt het project onderworpen aan verschillende gebruikstesten. In deze fase worden de functionaliteiten geëvalueerd en kan de klant feedback geven over de werking en prestaties. Eventuele laatste aanpassingen worden besproken om het eindresultaat te verfijnen.

 

Kosten voor aanpassingen

Indien er na de kwaliteitscontrole extra aanpassingen nodig zijn die buiten de initiële scope van het project vallen, worden de bijkomende kosten in overleg bepaald. Canyon Clan communiceert deze transparant en pas na goedkeuring van de klant worden de wijzigingen doorgevoerd.

 

Nazorgtraject na oplevering

Na de definitieve oplevering kan de klant kiezen voor een nazorgtraject, waarin ondersteuning, optimalisaties en onderhoud voorzien worden. Dit kan variëren van technische ondersteuning en bugfixes tot verdere doorontwikkeling van functionaliteiten.

 

Aparte offerte of prijszetting voor nazorg

Afhankelijk van de omvang en de inhoud van het nazorgtraject wordt hiervoor een aparte offerte of prijszetting opgemaakt.

 

1. Intellectuele eigendom en aansprakelijkheid

Verantwoordelijkheid van de Klant

Canyon Clan ontwikkelt software op maat op basis van de instructies en specificaties die de klant aanlevert. De klant draagt volledige juridische verantwoordelijkheid voor de gevolgen van de door hen gevraagde softwareontwikkeling. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, intellectuele eigendomsrechten, auteursrechten, patenten, databankrechten en licentievoorwaarden.

 

Aansprakelijkheid

Canyon Clan kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor schadevergoedingen of juridische procedures die voortvloeien uit plagiaat, inbreuken op intellectuele eigendomsrechten of oneerlijke concurrentie, veroorzaakt door klant specifieke eisen. De klant vrijwaart Canyon Clan volledig tegen alle directe en indirecte gevolgen van dergelijke zaken, inclusief juridische kosten en schadevergoedingen.

 

Weigeren van dubieuze opdrachten

Indien een Klant expliciet vraagt om een replica van een bestaande applicatie, functionaliteit of ontwerp zonder de benodigde toestemmingen of licenties, behoudt Canyon Clan zich het recht voor om:

• De opdracht te weigeren, indien deze juridisch of ethisch niet verantwoord is, of
• Het project stop te zetten, indien na de start blijkt dat de gevraagde ontwikkeling in strijd is met de toepasselijke wetgeving of de rechten van derden.

 

Eigendomsvoorbehoud en afkoopregeling
Alle ontwikkelde software, ontwerpen, documentatie en andere creaties blijven eigendom van Canyon Clan, tenzij anders vermeld. Indien de Klant de intellectuele eigendom wenst over te nemen, kan hierover in dialoog getreden worden om een afkoopregeling overeen te komen.

 

1. Externe integraties

Integraties met derden

Canyon Clan biedt integraties met derde partijen, maar is niet aansprakelijk voor technische storingen, compatibiliteitsproblemen of verlies van gegevens die voortvloeien uit het gebruik van deze integraties. De Klant is zelf verantwoordelijk voor naleving van de algemene voorwaarden van de derde partij(en).

 

• Aansprakelijkheid

Algemene beperking van aansprakelijkheid

Canyon Clan is enkel aansprakelijk voor rechtstreekse schade die direct voortvloeit uit een bewezen fout en die voorzienbaar was op het moment van de overeenkomst. Canyon Clan is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, verlies van gegevens of gevolgschade, tenzij bij opzettelijke fout of grove nalatigheid

 

Uitsluiting van aansprakelijkheid bij externe factoren

Canyon Clan is niet aansprakelijk voor schade of verlies die voortvloeit uit externe factoren buiten haar controle die een invloed kunnen hebben op de dienstverlening. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Storingen in de infrastructuur of netwerken van derden;
• Problemen bij externe leveranciers of softwarepartners;

 

• Beëindiging van de samenwerking en annulatievoorwaarden

Stopzetting door de Klant

Indien de Klant het project vroegtijdig stopzet, blijven alle reeds gepresteerde uren, gebruikte materialen en gemaakte kosten verschuldigd. Daarnaast geldt een minimale annulatievergoeding van 30% van het totale projectbedrag, tenzij anders overeengekomen. Indien het project zich in een vergevorderde fase bevindt, worden de daadwerkelijk geleverde prestaties en gemaakte kosten volledig in rekening gebracht.

 

Stopzetting door Canyon Clan

Indien Canyon Clan de samenwerking stopzet om redenen die niet aan de Klant te wijten zijn, worden enkel de reeds gepresteerde uren en gemaakte kosten aangerekend, zonder bijkomende schadevergoeding.

Indien de stopzetting het gevolg is van een contractuele wanprestatie van de Klant, behoudt Canyon Clan zich het recht voor om een aanvullende schadevergoeding te vorderen.

 

• Klachten en geschillen

Schriftelijke meldingsplicht

De Klant dient klachten of betwistingen met betrekking tot de software, dienstverlening nazorg en facturatie steeds schriftelijk in bij Canyon Clan. Klachten moeten duidelijk gemotiveerd zijn en binnen een redelijke termijn na het ontstaan van het geschil worden ingediend. Canyon Clan behandelt elke klacht zorgvuldig en streeft steeds naar oplossing in overleg met de Klant.

 

Redelijke termijn voor betwistingen en klachten

Alle betwistingen moeten door de Klant schriftelijk worden ingediend binnen een redelijke termijn van veertien (14) dagen na de uitvoering van de betreffende dienstverlening of de factuurdatum. De klacht moet een duidelijke en nauwkeurige omschrijving bevatten van het onderwerp van de klacht.

 

Supportkanaal

De Klant meldt dringende klachten via de voorziene supportkanalen. Canyon Clan analyseert deze zo snel mogelijk en biedt een passende oplossing binnen de ondersteuningstermijnen. Aanvullende support buiten de standaard servicevoorwaarden is mogelijk na voorafgaande goedkeuring van de kosten.

 

1. Betalingsmodaliteiten

Niet-tijdige betaling
Indien de factuur op de vervaldag niet is betaald, is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een conventionele moratoire intrest verschuldigd aan de intrestvoet bepaald in de Wet van 02/08/2002 ter bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. De toepasselijke wettelijke rentevoet is die welke geldt op het semester waarin de factuur werd verzonden.

 

Schadevergoeding voor Ondernemers

Bij laattijdige betaling door de Klant is een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag verschuldigd, met een minimum van € 250, ter dekking van administratieve kosten.

 

Invorderingskosten
Kosten voor het afdwingen van betaling, zowel minnelijk als gerechtelijk, inclusief gerechtsdeurwaarders- en gerechtskosten, worden doorberekend aan de Klant.

 

• VARIA

Foto’s en/of namen van bedrijven

Foto’s en/of namen van Klant en waarmee een samenwerking is aangegaan, mogen door Canyon Clan worden gebruikt voor commerciële doeleinden, zoals publicatie op de eigen website of andere kanalen. Als de Klant niet wenst dat dergelijke foto’s of namen worden gebruikt, dient dit schriftelijk aan Canyon Clan te worden gemeld.

 

• AVG/GDPR

Persoonsgegevens

Canyon Clan verwerkt persoonsgegevens conform de AVG/GDPR. Klant en kunnen hun gegevens inzien, aanpassen of laten verwijderen en bij bezwaren contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

• Territoriale bevoegdheid

Ondernemers

Bij geschillen is uitsluitend de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Oostende bevoegd.

 

Laatst bijgewerkt op 01/07/2025